Model Sistem Kearsipan

3 model sistem kearsipan yang akan ditawarkan.

Pertama, model access. 
Model ini sebagai dasar kami untuk menciptakan database kearsipan yang sesuai dengan kebutuhan mereka. Kebutuhan mereka simpel yaitu dapat mendata surat masuk  menjadi elektronik (soft), yang selama ini digunakan adalah hard, sehingga saya membangun database yang diperlukan.

Sebenarnya, banyak program yang mendesain database seperti MySQL, Delphi, Access, dan lainnya. Berdasarkan permasalahan di tempat tersebut, maka pola yang sederhana digunakan melalui program access.

Perangkat access yang dibutuhkan  yaitu spesifikasi komputer terstandar, program office 2013, resolusi LCD, dan field table yang dibutuhkan.

Kelebihan dengan program tersebut adalah ringkas dan mudah dibawa (portable), relatif murah, dan mudah dipelajari bagi semua kalangan. Sedangkan kelemahannya adalah digunakan dalam lingkup yang terjangkau. Tetapi jika ingin bisa di access oleh bagian lain, maka dapat di-LAN-kan.

Model tersebut memiliki keunggulan yaitu tidak hanya surat masuk yang dikelola, tetapi juga kartu kendali, kartu pinjam, membuat report (laporan), keamanan terjamin (password), tampilan sederhana, terintegrasi dalam satu manajemen, terkoneksi antar program, dan searching lebih mudah.

Kedua, model barcode. 
Fungsi barcode adalah membaca kode dengan cepat. Dapat dikatakan juga bahwa barcode berfungsi sebagai keyboard, jika dengan keyboard, maka diketikkan per karakter, sehingga menjadikan tidak efisien dan efektif.

Dengan barcode, entry data menjadi cepat, karena ia mampu memanggil data logikanya untuk memanggil data, maka data sudah dientry terlebih dahulu (teridentifikasi). Dapat dikatakan pula barcode bukanlah program, melainkan alat pemanggilan data yaitu scanner laser, sehingga barcode membutuhkan bebagai peralatan.

Peralatan barcode yaitu alat scanner, field yang siap pakai, dan entry data. Dalam entry data membutuhkan waktu, lama atau cepat tergantung pada banyak sedikitnya data yang tersedia.

Kelebihan barcode adalah proses cepat, saat pemanggilan (bukan entry), sedangkan kelemahannya adalah membutuhkan waktu untuk meng-entry, membuat code barcode dan barcode itu sendiri, dan fungsi kurang maksimal jika digunakan untuk sistem kearsipan, karena dalam pengarsipan lebih cenderung entry data, dibanding dengan mencatat  barang atau surat keluar sebagaimana di supermarket, Indomaret, atau Alfamart.

Kasus

Jika suatu supermarket atau swalayan, maka model barcode sangat cocok dipakai, karena pemanggilan data cepat dan field sedikit, sehingga tidak mengantri saat pembayaran dikasir.

Jika suatu instansi penggunaan barcode perlu dikaji terlebih dahulu. Jika lalu lintas barang atau surat yang keluar itu lebih banyak, maka barcode lebih baik digunakan. Tetapi, jika instansi tersebut lebih cenderung mengentry surat, maka tidak perlu  dengan penggunaan barcode.

Ketiga, internet. 
Melalui internet secara tidak langsung jangkauan yang mengakses lebih luas. Kelebihan dari internet adalah dapat digunakan kapan dan dimanapun berada dan memiliki kapasitas besar.

Kelemahannya adalah biaya relatif mahal, keamanan perlu diperhatikan, dan virus.

Dari ketiga model tersebut, maka ada beberapa pilihan yang cocok bagi PT KAI untuk membuat sistem soft kearsipan.

Jika arsip yang sebelum ditata (hard) itu masih manual, maka sistem yang akan dibangun ada dua alternatif. Pertama, mengikuti pola sistem yang lama, jadi dalam e arsip-nya mengubah hard menjadi soft di komputer. Kedua, membuat atau memodifikasi sistem yang telah ada, berarti dalam e arsipnya memodifikasi surat yang akan  masuk, yang akan dijadikan soft.

Demikian juga dengan hard (surat yang lama) dalam waktu tertentu akan disoft-kan berdasarkan pola yang baru.


Sumber :
http://sosbud.kompasiana.com