Manajemen Operasi vs Produksi

Sama-sama Penting, Tetapi Bukan Hal yang Sama

Dalam dunia manufaktur, istilah Operation Management dan Production sering digunakan seolah-olah memiliki arti yang sama.

Padahal keduanya berbeda.

Produksi adalah bagian dari Manajemen Operasi.

Kalau produksi berfokus pada bagaimana bahan baku diubah menjadi produk jadi, maka Manajemen Operasi melihat sesuatu yang jauh lebih besar: bagaimana seluruh sistem bekerja dari permintaan customer sampai produk tersebut sampai kepada customer.

Dengan kata lain:

Produksi membuat produk. Manajemen Operasi memastikan sistem yang membuat dan mengirimkan produk tersebut berjalan dengan baik.

Produksi: Fokus pada Membuat Produk

Produksi merupakan aktivitas inti dalam proses manufaktur.

Di dalam produksi terdapat aktivitas seperti:

Material preparation

Machine setup

Processing

Molding

Extrusion

Spinning

Lamination

Cutting

Finishing

Assembly

Quality inspection

Misalnya pada manufaktur plastic fiber, proses produksinya dapat berupa:

Raw Material → Melting → Extrusion/Spinning → Cooling → Drawing → Heat Setting → Crimping → Cutting → Finishing → Finished Product

Fokus Production adalah memastikan proses tersebut menghasilkan produk sesuai:

Quantity + Quality + Cost + Time

Pertanyaan utama Production adalah:

"Bagaimana kita membuat produk dengan benar, sesuai target, menggunakan resource yang tersedia?"

Manajemen Operasi: Melihat Sistem Secara End-to-End

Manajemen Operasi mempunyai cakupan yang lebih luas.

Ia tidak hanya melihat bagaimana produk dibuat, tetapi juga bagaimana seluruh proses sebelum dan sesudah produksi saling terhubung.

Dalam manufaktur, flow-nya dapat digambarkan:

Sales Order

↓

Production Planning

↓

Material Planning

↓

Capacity Planning

↓

Production Schedule

↓

Production

↓

Quality

↓

Finished Goods

↓

Delivery

Di sinilah peran Manajemen Operasi.

Ia memastikan bahwa:

Demand → Material → Capacity → Production → Delivery

berjalan sebagai satu sistem.

Perbedaan Fundamental

Perbedaan keduanya dapat dilihat dari fokusnya.

Aspek Manajemen Operasi Produksi

Fokus Keseluruhan sistem operasi Proses pembuatan produk

Scope End-to-end Manufacturing process

Input Demand/customer requirement Raw material & production order

Aktivitas Planning, material, capacity, scheduling, production, inventory, delivery Processing, machine operation, assembly, finishing

Pertanyaan utama "Bagaimana seluruh sistem berjalan optimal?" "Bagaimana produk dibuat?"

Output Customer requirement terpenuhi Finished product

Jadi Production merupakan salah satu komponen utama dari Operation Management.

Lima Pilar Operation Planning

Jika kita mengambil perspektif Operation Management dalam manufaktur, setidaknya terdapat lima proses planning yang sangat fundamental:

1. Sales Order

Menjawab:

Apa yang diminta customer?

Informasinya antara lain:

Customer

Product

Quantity

Specification

Required date

Delivery requirement

Sales Order menjadi trigger bagi proses planning.

2. Production Planning

Menjawab:

Apa dan berapa yang harus diproduksi?

Production Planning menerjemahkan demand menjadi production requirement.

Contohnya:

Customer Order:

10.000 pcs

Production Planning menentukan:

Production Requirement = 10.000 pcs

dengan mempertimbangkan inventory, WIP, safety stock, yield, batch size, dan production lead time.

3. Material Planning

Menjawab:

Apakah material tersedia untuk memenuhi Production Plan?

Production Plan diterjemahkan melalui BOM menjadi kebutuhan material.

Contohnya:

10.000 pcs

membutuhkan:

Resin

Fiberglass

Additive

Pigment

Packaging

Kemudian dibandingkan dengan:

Stock + Open PO + Scheduled Receipt

sehingga diketahui apakah terdapat material shortage.

4. Capacity Planning

Menjawab:

Apakah kita mempunyai kapasitas yang cukup?

Capacity Planning membandingkan:

Required Capacity vs Available Capacity

Misalnya:

Required = 500 hours

Available = 450 hours

Maka:

Capacity Gap = -50 hours

Artinya perusahaan kekurangan kapasitas 50 jam.

Planner kemudian dapat mempertimbangkan:

Overtime

Additional shift

Additional machine

Subcontract

Productivity improvement

Rescheduling

5. Production Schedule

Menjawab:

Kapan dan dalam urutan apa produksi dilakukan?

Production Plan mungkin mengatakan:

Product A = 5.000 pcs

Production Schedule menerjemahkannya menjadi:

Monday → A → 1.000 pcs

Tuesday → A → 1.000 pcs

Wednesday → A → 1.000 pcs

dan seterusnya.

Jadi:

Production Planning menentukan WHAT & HOW MUCH.

Production Scheduling menentukan WHEN & SEQUENCE.

Production Adalah Execution dari Operation Planning

Di sinilah hubungan keduanya menjadi jelas.

Operation Planning menghasilkan:

Sales Order

↓

Production Plan

↓

Material Plan

↓

Capacity Plan

↓

Production Schedule

Kemudian Production menjalankan:

Production Schedule

↓

Material Preparation

↓

Machine Setup

↓

Processing

↓

Finishing

↓

Quality Check

↓

Finished Product

Jadi kita dapat mengatakan:

Operation Planning determines what should happen.

Production executes what has been planned.

Kenapa Perbedaan Ini Penting?

Kesalahan memahami perbedaan antara Operation dan Production dapat menyebabkan organisasi terlalu fokus pada output produksi.

Misalnya Production berhasil menghasilkan:

10.000 pcs

Secara sekilas terlihat berhasil.

Tetapi ternyata:

Material datang terlambat

Overtime terlalu tinggi

Capacity utilization terlalu tinggi

Production schedule sering berubah

WIP menumpuk

Finished Goods terlalu banyak

Delivery terlambat

Maka Production mungkin berhasil membuat produk, tetapi Operation secara keseluruhan belum tentu berhasil.

Inilah perbedaan pentingnya.

Production melihat output.

Operation Management melihat flow.

Operation Management Melihat Kinerja Secara Menyeluruh

Karena cakupannya lebih luas, KPI Operation juga tidak sama persis dengan KPI Production.

Untuk Operation Planning, misalnya, kita dapat menggunakan lima KPI utama:

Process KPI

Sales Order OTIF

Production Planning Plan Achievement

Material Planning Material Availability

Capacity Planning Capacity Utilization

Production Schedule Schedule Adherence

Sedangkan Production dapat memiliki KPI seperti:

Productivity

Efficiency

Machine Downtime

Yield

Scrap Rate

OEE

Output Achievement

Keduanya saling berhubungan.

Misalnya:

Machine Downtime ↑

↓

Production Capacity ↓

↓

Schedule Adherence ↓

↓

Production Plan Achievement ↓

↓

OTIF ↓

Satu masalah di Production dapat akhirnya menjadi masalah Operation.

Operation Management adalah "Orchestrator"

Saya melihat Manajemen Operasi seperti seorang orchestrator.

Ia tidak harus memainkan semua alat musik.

Tetapi ia harus memastikan seluruh alat musik dimainkan pada waktu yang tepat dan menghasilkan sebuah pertunjukan yang harmonis.

Dalam manufaktur:

Sales memberikan demand.

Planning menyusun rencana.

Material memastikan bahan tersedia.

Capacity memastikan kemampuan produksi tersedia.

Production membuat produk.

Quality memastikan produk sesuai standar.

Warehouse mengelola inventory.

Logistics mengirimkan produk.

Operation Management memastikan semuanya terhubung.

Dari Departmental Thinking menjadi End-to-End Thinking

Inilah perubahan cara berpikir yang penting.

Cara berpikir lama:

"Production sudah mencapai target."

Cara berpikir Operation:

"Apakah customer mendapatkan produk yang tepat, dalam jumlah yang tepat, dengan kualitas yang tepat, pada waktu yang tepat, dengan resource yang optimal?"

Karena pada akhirnya customer tidak membeli:

Production Output.

Customer membeli:

Value.

Dan tugas Manajemen Operasi adalah memastikan value tersebut mengalir dari customer demand sampai customer delivery.

Kesimpulan

Production dan Operation Management bukanlah dua hal yang saling menggantikan.

Production adalah bagian dari Operation Management.

Production berfokus pada:

Making the Product

Sedangkan Operation Management berfokus pada:

Managing the System that Delivers the Product

Dalam manufaktur, kita dapat menyederhanakannya menjadi:

Sales Order

→ Production Planning

→ Material Planning

→ Capacity Planning

→ Production Schedule

→ Production

→ Finished Goods

→ Customer

Maka:

Production membuat produk.

Operation Management memastikan seluruh sistem mampu membuat dan mengirimkan produk tersebut secara efektif, efisien, dan tepat waktu.

Dan ketika sebuah perusahaan mulai berpindah dari sekadar "mengejar output produksi" menuju "mengelola keseluruhan flow dari demand sampai delivery", di situlah fungsi Operation Management mulai memberikan nilai yang jauh lebih besar.