Saturday, December 23, 2017

Influencing Skills

IMPROVING YOUR INFLUENCING SKILLS

Sabtu pagi itu saya melewatkan waktu berjalan jalan di basement ya Blok M square. Bagi yang hobby buku-buku import lama, silahkan ke sana, anda akan sering menemukan buku-buku import yang aneh-aneh dan disukai penggemar buku.

Juga bagi penggemar music, anda akan banyak menemui CD original import dan bahkan piringan hitam. Dan ternyata saya bertemu seorang teman lama, sebut saja namanya Agung. Dan Agung pun mengajak ngobrol sambil makan siang di sebuah rumah makan Padang di situ.

Agung adalah seorang Senior Finance manager di sebuah perusahaan terkenal di Indonesia. Dia baru saja dipromosikan ke jabatan ini karena bossnya yang expatriate harus pulang ke negara asalnya.
Agung sudah lama bekerja di Finance team di perusahaan itu. Jadi ketika CEOnya menawarkan jabatan itu dia sih confident aja. Karena dia sering melihat apa yang dikerjakan bossnya, dan dia merasa mampu melakukannya.

Dan CEO nya pun senang dengan confidence level Agung, maka Agung pun mendapat promosi itu dan tentunya dengan kenaikan gaji yang significant.

Teman-teman dan anak buah Agung mengucapkan selamat bahkan mereka mengadakan makan malam bersama untuk merayakannya.

Agung pun berbahagia sekali ..... untuk beberapa minggu. Karena setelah itu mimpi buruknya pun dimulai.

Ternyata kemampuannya dalam hal finance sama sekali tidak menjamin performance nya sebagai Senior Finance Manager.

Ternyata di luar kompetensi financialnya dia dituntut untuk mempengaruhi orang lain (influencing skills).

Agung harus:
 meminta semua leader di divisi lain (sales, marketing, operations, HR ...etc) untuk mengirimkan laporan tepat pada waktunya
 meminta semua orang agar mengurangi penggunaan budgetnya
 meminta semua orang agar mematuhi semua peraturan perusahaan yang berhubungan dengan pengelolaan keuangan..etc ...tc

Hampir semuanya selalu bilang bahwa mereka harus mengamankan pencapaian objective perusahaan. Dan menyuruh Agung pergi ....

Agung kebingungan ...

Dan ternyata setelah dipromosi dia merasa bahwa power-nya justru semakin kecil.
Bahwa tidak ada pekerjaan yang dia bisa kerjakan tanpa mempengaruhi orang lain.
Dan Agung tidak mengetahui semua itu, tidak mempelajari itu di bangku kuliah, dan tidak diajari oleh mantan bossnya (yang sekarang sudah pulang ke negaranya).

Sekarang sudah tiga bulan di posisi itu , dan ternyata ...
 laporan keuangan tidak accurate
 hampir semua divisi melampaui budgetnya
 beberapa pelanggaran procedure mulai terjadi

Agung pun kebingungan apa yang harus dilakukannya?

Ternyata kasus ini tidak hanya dialami oleg Agung di Finance, tetapi banyak di antara kita yang mengalami itu, di manapun departemen kita bekerja. Sekarang kita menyadari bahwa ...
 semakin tinggi jabatan kita, ternyata kita tidak hanya bisa mengandalkan kemampuan teknis kita (finance, sales, HR ...etc)
 semakin tinggi jawaban kita, ternyata semakin rendah power kita, karena semakin banyak kita harus menggantungkan diri kepada kemampuan kita mempengaruhi orang!

Kuncinya adalah tentang infuencing skills.
Itulah mengapa jaman dahulu kita diajari orang tua untuk kuliah hanya fokus kuliah dan harus fokus dan tidak usah macem-macem. Ternyata dengan itu kita lulus dengan IP tinggi. Tetapi ternyata kita sulit bekerja di kantor, karena kita tidak mampu influencing orang lain.
Ajari anak-anak kita agar selain kuliah dan mengejar nilai IP yang tinggi, mereka juga aktive di kegiatan mahasiswa seperti senat, pecinta alam, olahraga atau kesenian, agar mereka belajar berorganisasi,
leadership, teamwork and influencing skills.

Jadi pertama kali, yang harus dimengerti adalah bahwa influencing itu dilakukan dengan menggunakan beberapa teknik.  Dan kepada orang yang berbeda dalam situasi yang berbeda kita juga harus menggunakan teknik yang berbeda!

Masalah yang sering terjadi adalah kita seringkali hanya bisa menggunakan satu teknik (misalnya ada yang hanya bisa membujuk halus atau hanya bisa memaksa).
Padahal akan lebih efektif kalau kita bisa menguasai beberapa teknik dan kita menggunakan teknik yang tepat kepada
orang yang tepat pada situasi yang tepat kan?

Jadi pertama kali kita bahas dulu di sini teknik-teknik untuk mempengaruhi orang lain (influencing skills):

 Asserting
Teknik pertama namanya asserting atau menegaskan, di sini kita benar benar menegaskan dan memperjelas apa yang kita inginkan

 Convincing
Teknik kedua namanya convincing atau menjelaskan alasan mengapa anda menginginkan hal itu dan apa manfaatnya buat kedua belah pihak

 Negotiating
Anda bersedia berkompromi dan mencapai konsus agar objective anda bisa dikerjakan bersama

 Bridging
Membangun relationship yang baik agar pada saat mempengaruhi orang akan lebih mudah

 Inspiring
Memberikan penceahan tentang masa depan yang akan lebih baik apabila kita mengerjakan ini besama sama

Lihat, saya baru saja mendeskripsikan ada minimal 5 teknik untuk influencing skills. Dan saya yakin masih banyak lagi. Padahal saya yakin banyak di antara kita yang mungkin hanya mengenal satu teknik, atau lebih parah, mengenal banyak teknik tetapi hanya melakukan satu saja.

Padahal kita tahu, kemungkinan anda berhasil mempengaruhi orang akan sangat bergantung kepada keahlian anda menggunakan teknik yang tepat kepada orang yang tepat pada saat yang tepat (right technic to the right people on the right time!)

Terus bagaimana dong caranya untuk improve our influencing skills?


0. UNDERSTAND YOUR STYLE

Pertama tama, kenalilah teknik yang anda sudah kuasai di antara teknik-teknik itu.¡¯Tujuannya adalah agar nanti kita bisa mengenali yang kita punya,¡¯dan mempelajari apa yang belum kita kuasai.

0. UNDERSTAND YOUR STAKEHOLDERS

Stakeholders dalam context ini adalah orang orang yang akan anda pengaruhi (influencing). Bisa saja customer anda, boss anda, teman sejawat (satu level) anda, anak buah anda, atau bahkan lembaga pemerintah yanv mungkin anda harus pengaruhi.
Dengan mengenal siapa mereka , bukan hanya mengetahui nama dan jabatan, tetapi juga working style dan leadership style mereka, akan lebih mudah nantinya untuk
influencing ke mereka.

0. IDENTIFY YOUR GAPS

Kenali kekurangan anda. Teknik apa yang anda belum kuasai di antara beberapa teknik tadi (Asserting, Negotiating, Convincing, Bridging dan Inspiring).
Pelajari ... Praktekkan ... Latihan!

0. DEVELOP YOURSELF

Perkaya teknik influencing anda. Baca, pelajari, praktekkan agar teknik anda semakin lengkap.
Buatlah diagram matrix berdasarkan ;
 Situasi
 Target (Nama orang yang akan anda influence)
 Timing (waktu)
Dan berusahalah menganalisa mana teknik yang tepat di setiap situasi

0. PRACTICE, PRACTICE, PRACTICE

Latihan, latihan , latihan!
Dan jangan lupa belajar dari  pengalaman. Baik pengalaman yang sukses maupun yang gagal!

Ingat, ini yang bisa anda lakukan untuk meningkatkan influencing skills anda ....

0. UNDERSTAND YOUR STYLE
0. UNDERSTAND YOUR STAKEHOLDERS
0. IDENTIFY YOUR GAPS
0. DEVELOP YOURSELF
0. PRACTICE, PRACTICE, PRACTICE


Salam Hangat

Pambudi Sunarsihanto