Perbedaan Antara Pengadaan dan Pembelian

Meski sering dianggap serupa, pengadaan (procurement) dan pembelian (purchasing) adalah dua proses yang berbeda dalam manajemen rantai pasok. Memahami perbedaannya penting untuk efisiensi organisasi.

1. Pengertian

• Pengadaan:
  Proses strategis yang mencakup identifikasi kebutuhan, pencarian pemasok, negosiasi kontrak, hingga manajemen hubungan pemasok. Fokusnya adalah jangka panjang dan nilai bisnis secara keseluruhan.
  Contoh: Menentukan vendor terbaik untuk kontrak tahunan penyedia bahan baku.

• Pembelian:
  Aktivitas operasional untuk mendapatkan barang atau jasa, termasuk pembuatan pesanan pembelian (PO), pembayaran, dan pengiriman. Fokusnya adalah eksekusi dan pemenuhan kebutuhan secara cepat.
  Contoh: Membeli alat tulis kantor melalui platform e-commerce.

2. Fokus Proses

• Pengadaan: Berorientasi strategis, mencakup perencanaan, evaluasi, dan hubungan jangka panjang.
• Pembelian: Berorientasi taktis, mencakup transaksi spesifik untuk memenuhi kebutuhan langsung.

3. Langkah dalam Proses

• Pengadaan:

  1. Identifikasi kebutuhan.
  2. Penelitian pasar.
  3. Pemilihan dan negosiasi pemasok.
  4. Pengelolaan kontrak dan kinerja pemasok.

• Pembelian:

  1. Pembuatan pesanan pembelian.
  2. Pemrosesan pembayaran.
  3. Pengambilan atau pengiriman barang.

4. Orientasi Jangka Waktu

• Pengadaan: Fokus pada manfaat jangka panjang, termasuk efisiensi biaya dan kualitas pemasok.
• Pembelian: Berorientasi pada kebutuhan jangka pendek dan pemenuhan barang atau jasa.

5. Contoh Aplikasi

• Pengadaan: Menentukan strategi untuk membeli bahan baku dari pemasok yang dapat memenuhi kriteria keberlanjutan.
• Pembelian: Memesan barang untuk mengganti stok yang habis di gudang.

Kesimpulan

Pengadaan adalah proses strategis yang berfokus pada pengelolaan pemasok dan nilai jangka panjang, sedangkan pembelian adalah aktivitas operasional untuk memenuhi kebutuhan secara langsung. Keduanya saling melengkapi dalam memastikan keberlangsungan rantai pasok organisasi.